Pogoji poslovanja

1. Predmet in veljavnost splošnih pogojev

Ti splošni pogoji uporabe (v nadaljevanju: Splošni pogoji) urejajo pogoje uporabe spletne programske aplikacije Flowbills (v nadaljevanju: Aplikacija), ki jo ponuja podjetje dFlow d.o.o., Vojkova cesta 78, 1000 Ljubljana, matična številka , davčna številka SI[●] (v nadaljevanju: Ponudnik).

Splošni pogoji predstavljajo pravno zavezujoč sporazum med Ponudnikom in vsako fizično ali pravno osebo, ki uporablja Aplikacijo (v nadaljevanju: Naročnik ali Uporabnik), ne glede na izbran paket storitev ali način dostopa.

Splošni pogoji so sestavni del vsake naročniške pogodbe, sklenjene med Ponudnikom in Naročnikom, bodisi v elektronski bodisi v pisni obliki, ter veljajo za vse funkcionalnosti, podatke, dokumente in storitve, dostopne preko Aplikacije.

Ti Splošni pogoji se uporabljajo od trenutka registracije uporabniškega računa oziroma prve uporabe Aplikacije dalje. Z registracijo ali uporabo Aplikacije Uporabnik izrecno potrjuje, da je seznanjen z vsebino teh Splošnih pogojev in da se z njimi v celoti strinja.

Če se Naročnik s Splošnimi pogoji ne strinja, uporaba Aplikacije ni dovoljena. Ponudnik si pridržuje pravico, da v primeru nestrinjanja ali kršitve teh pogojev zavrne dostop do storitve.

Ponudnik lahko kadarkoli spremeni ali dopolni te Splošne pogoje v skladu z določili točke 21 teh pogojev. Zadnja veljavna verzija je vedno dostopna na spletni strani www.flowbills.si.

1.2 Zgodovina verzij

Verzija 1.0 – 1. 6. 2025: Prva objava.

2. Opredelitev pojmov

V teh Splošnih pogojih imajo spodaj navedeni izrazi naslednji pomen:

Ponudnik – pomeni družbo dFlow d.o.o., ponudnika programske opreme Flowbills in lastnika vseh pravic do storitve.

Aplikacija Flowbills – pomeni spletno rešitev in vse z njo povezane funkcionalnosti, namenjene digitalni obdelavi prejetih računov, plačilnih nalogov, pretvorbi v e-oblike (npr. eSlog 2.0), potrjevanju dokumentov ter integraciji z računovodskimi ali bančnimi sistemi.

Naročnik – pomeni pravno ali fizično osebo, ki sklene pogodbo s Ponudnikom za uporabo Aplikacije in je odgovorna za skladnost uporabe s temi pogoji.

Uporabnik – pomeni vsako osebo, ki na podlagi pooblastila ali registracije uporablja Aplikacijo v okviru uporabniškega računa Naročnika.

Storitev – pomeni dostop, uporabo in podporo pri uporabi Aplikacije Flowbills v skladu z izbranim naročniškim paketom.

Naročniški paket – pomeni komercialni model, ki določa funkcionalnosti, omejitve dokumentov, število uporabnikov in ceno uporabe Aplikacije.

Pogodba – pomeni pravno razmerje med Ponudnikom in Naročnikom, ki temelji na sprejetju teh Splošnih pogojev ter sklenitvi naročniškega razmerja.

Osebni podatki – pomenijo vse podatke, ki se nanašajo na določeno ali določljivo fizično osebo v smislu Uredbe GDPR in ZVOP-2.

Podatkovni obdelovalec – pomeni Ponudnika, kadar obdeluje osebne podatke v imenu Naročnika.

Upravljavec podatkov – pomeni Naročnika, kadar določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov v okviru uporabe Aplikacije.

API – pomeni programski vmesnik za avtomatizirano izmenjavo podatkov med Aplikacijo Flowbills in zunanjo programsko opremo (računovodski programi, ERP sistemi, bančni portali ipd.).

Arhiv – pomeni elektronsko shranjevanje in strukturirano hrambo prejetih, obdelanih in potrjenih dokumentov znotraj Aplikacije.

Priloge – pomenijo vse dodatne dokumente, ki tvorijo sestavni del teh Splošnih pogojev (npr. pogodba o obdelavi podatkov, cenik, seznam obdelovalcev).

3. Sklenitev pogodbe

3.1 Podatki o ponudniku in kontakt

dFlow d.o.o., digitalne storitve

Predilniška cesta 16, 4290 Tržič

E-pošta: info@flowbills.si

Matična številka: 9855033000

Davčna številka: 20209550

3.2 Veljavnost pogodbe

Pogodbeno razmerje med Ponudnikom in Naročnikom se vzpostavi z uspešno registracijo uporabniškega računa v Aplikaciji ali s sklenitvijo naročniške pogodbe v katerikoli drugi obliki, ki vključuje potrditev teh Splošnih pogojev.

Pogodba začne veljati z dnem, ko Ponudnik potrdi registracijo ali ko je omogočen dostop do Aplikacije, in velja za nedoločen čas, razen če je v naročniškem paketu ali pogodbi določeno drugače.

Pogodba se šteje za sklenjeno tudi, če Naročnik začne uporabljati Aplikacijo brez formalne registracije, v kolikor ima dostop do storitev (npr. v okviru testnega obdobja ali kot uporabnik podorganizacije z aktivnim dostopom).

Vsaka sprememba osnovnega naročniškega paketa, cene ali obsega storitev predstavlja dopolnitev obstoječe pogodbe, ki velja z dnem potrditve s strani Naročnika (vključno s potrditvijo preko elektronskih sredstev).

Pogodbeno razmerje se lahko prekine v skladu z določili teh Splošnih pogojev (glej točko 8: Prenehanje razmerja in kršitve).

4. Naročniški paketi

Ponudnik omogoča uporabo Aplikacije Flowbills v obliki različnih naročniških paketov, ki se razlikujejo po obsegu funkcionalnosti, številu uporabnikov, mesečnem številu dokumentov ter cenovni ravni.

Osnovni naročniški paketi so:

BASIC – primeren za posameznike in manjša podjetja z osnovnimi potrebami,

PRO – za napredne uporabnike, ki potrebujejo integracije in plačila,

BUSINESS – za srednje in večje ekipe z večstopenjskim potrjevanjem,

CUSTOM – individualno prilagojen paket za velike sisteme z več tisoč dokumenti mesečno.

Vsak naročniški paket vključuje:

osnovno število uporabnikov (z možnostjo doplačila za dodatne uporabnike),

mesečno omejitev števila obdelanih dokumentov (z doplačilom za presežke),

dostop do ustreznih funkcij (npr. potrjevanje, API povezave, bančni izvozi).

Natančna vsebina in pogoji posameznih paketov, vključno s cenami, številom uporabnikov in stopnjo dostopa, so opredeljeni v Prilogi 2 – Cenik in opis paketov, ki je sestavni del teh Splošnih pogojev.

Naročnik lahko kadarkoli nadgradi ali zniža izbrani paket v skladu s pogoji Ponudnika. Sprememba začne veljati z naslednjim obračunskim obdobjem, razen če Ponudnik določi drugače.

V primeru nadgradnje paketa med obračunskim obdobjem se razlika zaračuna sorazmerno za preostale dni meseca.

Če Naročnik preseže vključeno število dokumentov v izbranem paketu, se mu dodatni dokumenti zaračunajo po veljavnem ceniku. Ponudnik si pridržuje pravico do opozorila, priporočene nadgradnje ali samodejne prilagoditve paketa.

5. Uporaba storitve

5.1 Uporaba storitev

Naročnik lahko dostopa do storitev Aplikacije in jih uporablja skladno z določili teh Splošnih pogojev, z veljavnim naročniškim razmerjem in v okviru obsega, ki je določen z izbranim paketom storitev.

Uporaba Aplikacije je dovoljena izključno za namene obdelave, pregleda, urejanja in priprave dokumentov, povezanih z računovodskimi in plačilnimi procesi podjetja, vključno s sprejemom računov, elektronsko obdelavo (npr. eSlog), povezavami z ERP sistemi, bančnimi vmesniki in drugim spremljajočim delovanjem.

Vsaka zloraba storitve, kot tudi uporaba v nasprotju z zakonodajo ali za namene tretjih oseb brez izrecnega dovoljenja Ponudnika, je prepovedana. V primeru takšne uporabe si Ponudnik pridržuje pravico do takojšnje prekinitve dostopa.

Naročnik je dolžan zagotoviti, da Aplikacijo uporabljajo izključno pooblaščene osebe, ki imajo dodeljene ustrezne pravice znotraj uporabniškega sistema. Uporabniški dostopi so individualni in jih ni dovoljeno deliti med več osebami.

Ponudnik si pridržuje pravico do občasne začasne omejitve ali prekinitve dostopa do Aplikacije zaradi tehničnih posegov, nadgradenj ali nepredvidenih okoliščin, o čemer bo uporabnike obveščal skladno z določili teh pogojev.

5.2 Varnost in razpoložljivost

Ponudnik si prizadeva zagotavljati neprekinjeno delovanje Aplikacije 24 ur na dan, vse dni v letu. Kljub temu lahko zaradi vzdrževanja, posodobitev ali izrednih okoliščin pride do kratkotrajnih prekinitev dostopa.

O načrtovanih vzdrževalnih delih, ki vplivajo na dostop do Aplikacije, bo Ponudnik Naročnike obvestil najmanj 24 ur vnaprej, razen v nujnih primerih, kjer obveščanje ni mogoče.

Aplikacija gostuje na varnostno zaščiteni infrastrukturi z ustrezno zaščito proti nepooblaščenemu dostopu, izgubi podatkov, virusom in drugim oblikam zlonamernega delovanja. Uporabniški podatki so šifrirani in hranjeni v skladu z veljavno zakonodajo.

Naročnik je odgovoren za varno ravnanje s svojimi dostopnimi podatki (uporabniška imena, gesla, API ključi ipd.) ter za preprečevanje nepooblaščenega dostopa s strani tretjih oseb.

V primeru varnostne ranljivosti, incidenta ali suma zlorabe mora Naročnik nemudoma obvestiti Ponudnika, ki bo ustrezno ukrepal skladno s svojimi internimi varnostnimi protokoli.

Ponudnik si pridržuje pravico do začasne omejitve ali onemogočitve dostopa do Aplikacije, če zazna delovanje, ki bi lahko ogrozilo stabilnost, varnost ali zmogljivost sistema (npr. nenavadne obremenitve, množični API klici, nepooblaščeni dostopi). O takšnih ukrepih bo Naročnik praviloma obveščen, razen v primerih nujnega posredovanja zaradi zaščite sistema.

5.3 Nabor storitev Flowbills

Aplikacija Flowbills vključuje celovit nabor funkcionalnosti za digitalno upravljanje prejetih računov in povezane dokumentacije. Obseg storitev je odvisen od izbranega naročniškega paketa.

Osnovne funkcionalnosti vključujejo:

Sprejem računov preko elektronske pošte, ročnega nalaganja (upload), optičnega zajema (fotografija, skeniranje) in samodejnega uvoza prek API povezav;
Digitalna obdelava dokumentov, vključno s prepoznavo ključnih podatkov, kategorizacijo, oznakami in pripenjanjem prilog;
Pretvorba računov v elektronski format eSlog 2.0, skladno z nacionalno zakonodajo in Službo za e-račune;
Večstopenjsko potrjevanje računov, z možnostjo določanja vlog potrjevalcev in pregledovalcev ter prilagodljivimi potrjevalnimi potmi;
Samodejna priprava plačilnih nalogov (SEPA XML) za uvoz v spletno banko;
Dostop do zgodovine in arhiva vseh obdelanih dokumentov, skupaj s statusi in datumi obdelave;
Integracija z računovodskimi in ERP sistemi preko standardiziranih API povezav.

Napredni naročniški paketi vključujejo dodatne funkcionalnosti, kot so: beleženje oznak po oddelkih, avtomatizacija delovnih tokov, povezave z več bankami, možnost več uporabnikov, večje število dokumentov mesečno in poročilni izpisi.

Seznam razpoložljivih funkcij in njihov obseg se sproti dopolnjuje in je objavljen na spletni strani Ponudnika ter v uporabniškem vmesniku Aplikacije.

5.4 Dostop in vzdrževanje

Aplikacija Flowbills je dostopna prek varne spletne povezave z uporabo uporabniškega imena in gesla ali drugih varnostnih mehanizmov (npr. dvostopenjske avtentikacije), kadar je to omogočeno.

Naročnik je odgovoren za vzpostavitev in vzdrževanje ustrezne internetne povezave ter programske in strojne opreme, ki omogoča dostop do Aplikacije. Ponudnik ne odgovarja za motnje v dostopu, ki so posledica težav na strani uporabnika ali tretjih ponudnikov (npr. internetni ponudnik).

Ponudnik si pridržuje pravico do izvedbe vzdrževalnih posegov, nadgradenj, popravkov napak in varnostnih izboljšav Aplikacije. Redna vzdrževalna dela se praviloma izvajajo izven običajnega delovnega časa (od 17. do 7. ure ali ob vikendih), razen v nujnih primerih.

V primeru načrtovanega vzdrževanja, ki lahko povzroči prekinitev ali omejitev dostopa do Aplikacije, bo Ponudnik Naročnika o tem obvestil najmanj 24 ur vnaprej preko Aplikacije ali elektronske pošte.

V primeru izrednih okoliščin (npr. varnostna ranljivost, napad, nujna tehnična okvara) si Ponudnik pridržuje pravico do takojšnjega posega brez predhodnega obvestila, pri čemer si bo prizadeval za čimprejšnjo normalizacijo delovanja in bo Naročnika o posegu naknadno obvestil.

Vzdrževalne aktivnosti ne vplivajo na pogodbeno veljavnost naročniškega razmerja, razen če so izrecno določene kot trajna ukinitev določenih funkcij v skladu s točko 5.5 teh pogojev.

5.5 Spremembe in ukinitve storitev

Ponudnik si pridržuje pravico, da kadarkoli izboljša, spremeni, razširi ali ukine posamezne funkcionalnosti Aplikacije, če presodi, da je to potrebno zaradi tehničnih, pravnih, varnostnih, poslovnih ali drugih utemeljenih razlogov.

O vsaki pomembnejši spremembi, ki vpliva na način delovanja Aplikacije ali obseg naročenih storitev, bo Ponudnik Naročnika obvestil najmanj 30 dni pred uveljavitvijo spremembe, in sicer prek elektronske pošte, znotraj Aplikacije ali na drug primeren način.

Če Naročnik s spremembo ne soglaša, ima pravico do odpovedi pogodbe z odpovednim rokom 15 dni od prejema obvestila. Če odpoved v tem roku ni podana, se šteje, da Naročnik spremembo sprejema.

Ponudnik lahko ukine posamezne funkcionalnosti ali module Aplikacije, če:

zakonodaja to zahteva;
je funkcionalnost tehnično zastarela ali nezdružljiva z infrastrukturo;
jo uporablja zanemarljivo število Naročnikov;
bi njeno nadaljnje vzdrževanje nesorazmerno povečalo stroške ali varnostna tveganja.

V primeru trajne ukinitve posameznih funkcionalnosti bo Ponudnik Naročnikom ponudil nadomestne možnosti (če so na voljo) ali sorazmerno prilagodil ceno storitve, če ukinitev bistveno vpliva na dogovorjeni obseg uporabe.

Naročnik se zaveda, da narava storitve »program kot storitev (SaaS)« vključuje stalne posodobitve in optimizacije, kar je sestavni del naročniškega razmerja.

6. Plačila in obračun

6.1 Naročniška pogodba

Naročniška pogodba med Ponudnikom in Naročnikom se sklene z eno od naslednjih pravno veljavnih dejanj:

elektronsko registracijo uporabniškega računa v Aplikaciji s potrditvijo Splošnih pogojev,
potrditvijo naročila preko e-poštne komunikacije ali spletnega obrazca,
podpisom pisne pogodbe med strankama.

Pogodba velja od dneva sklenitve (glej točko 3.2) in ostane v veljavi za čas trajanja naročniškega razmerja, kot je določeno v naročilu ali izbranem paketu.

Naročniška pogodba obsega:

izbran naročniški paket s pripadajočimi funkcionalnostmi,
cene in količinske omejitve (npr. število dokumentov ali uporabnikov),
pogoje plačila,
roke in možnosti odpovedi.

Ponudnik omogoča nadgradnjo ali spremembo naročniškega paketa med trajanjem pogodbe. Spremembe začnejo veljati z dnem, ko jih Naročnik potrdi v Aplikaciji ali preko elektronskega komunikacijskega kanala, in predstavljajo sestavni del naročniške pogodbe.

Naročniška pogodba je neprenosljiva. Naročnik brez predhodnega pisnega soglasja Ponudnika ne sme prenesti pravic ali obveznosti iz pogodbe na tretjo osebo, razen v primeru statusnih sprememb podjetja, kjer je to izrecno dovoljeno z zakonom.

Če Ponudnik zazna, da je bil dostop do Aplikacije vzpostavljen s strani osebe brez veljavne pogodbe, si pridržuje pravico, da takoj onemogoči dostop in začne postopek za ureditev naročniškega razmerja ali zahtevo po plačilu sorazmernega nadomestila.

6.2 Način obračunavanja in plačilni pogoji

Naročnik se zavezuje plačevati naročnino skladno z izbranim paketom storitev, kot je opredeljen ob sklenitvi pogodbe ali potrditvi naročila. Cene paketov in storitev so objavljene na spletni strani Ponudnika ali določene individualno.

Naročnina se obračuna mesečno vnaprej, razen če je v pogodbi dogovorjeno drugače. Na zahtevo Naročnika je mogoče skleniti letno naročnino, pri čemer se upoštevajo ustrezni popusti.

Prvi dan naročniškega razmerja je dan, ko Ponudnik omogoči dostop do Aplikacije. Od tega dne dalje teče obračunsko obdobje.

Računi se izstavljajo v elektronski obliki in pošiljajo na elektronski naslov Naročnika, naveden ob registraciji ter direktno v aplikacijo uporabnika. Naročnik se zavezuje, da bo kontaktne podatke za obračun sproti posodabljal.

Rok plačila je 8 dni od datuma izstavitve računa, razen če je na računu ali v pogodbi določen drugačen rok. Plačilo se izvede na transakcijski račun Ponudnika, naveden na računu.

Če Naročnik preseže dovoljeno število dokumentov ali uporabnikov, določenih v izbranem paketu, se za presežke obračuna doplačilo po veljavnem ceniku. Ponudnik si pridržuje pravico do avtomatiziranega obveščanja o preseženih kvotah.

V primeru zamude s plačilom začne teči postopek obveščanja in omejevanja dostopa, kot je določen v točki 8.3 teh pogojev (Politika ob neplačevanju).

Če Naročnik kljub pozivom ne poravna obveznosti, ima Ponudnik pravico obračunati zakonite zamudne obresti ter stroške opominjanja in izterjave v skladu z veljavno zakonodajo.

6.3 Reklamacije

Naročnik ima pravico vložiti reklamacijo v zvezi z obračunom naročnine, kakovostjo storitve ali dostopnostjo Aplikacije v roku 8 dni od dneva prejema računa oziroma nastopa okoliščine, ki je predmet reklamacije.

Reklamacija mora biti poslana pisno na e-naslov Ponudnika (npr. podpora@flowbills.si) in mora vsebovati jasno opredeljene podatke:

podatke o Naročniku (naziv, ID računa, kontakt),
opis reklamacije (z navedbo zneskov, datumov, funkcionalnosti ipd.),
dokazila (če so relevantna).

Ponudnik bo reklamacijo pregledal in o svoji odločitvi pisno obvestil Naročnika najkasneje v 15 dneh po prejemu popolne reklamacije.

Vložena reklamacija ne zadrži obveznosti plačila nespornega dela računa ali nadaljnje obveznosti uporabe Aplikacije, razen če se Ponudnik in Naročnik pisno dogovorita drugače.

Če se ugotovi, da je bila reklamacija utemeljena, bo Ponudnik izstavil popravljen račun ali zagotovil sorazmerno kompenzacijo v obliki dobropisa ali druge dogovorjene oblike nadomestila.

V primeru neupravičene ali neutemeljene reklamacije si Ponudnik pridržuje pravico do zavrnitve brez nadaljnjih obveznosti ali odškodninske odgovornosti.

7. Uporabniški račun

7.1 Registracija uporabniškega računa

Za uporabo Aplikacije je potrebna predhodna registracija uporabniškega računa. Registracijo opravi fizična oseba, ki v imenu Naročnika deluje kot odgovorna oseba (administrator računa) in s tem sprejme te Splošne pogoje.

Pri registraciji mora uporabnik vnesti vse zahtevane podatke, vključno z:

podatki o podjetju (naziv, matična številka, davčna številka, naslov),
kontaktnimi podatki odgovorne osebe,
uporabniškim elektronskim naslovom,
izbranim geslom.

Uporabnik je odgovoren za točnost, popolnost in ažurnost vseh navedenih podatkov. V primeru spremembe podatkov je dolžan te nemudoma posodobiti znotraj Aplikacije ali o njih pisno obvestiti Ponudnika.

Prvi registrirani uporabnik podjetja se samodejno določi kot administrator, ki ima poln dostop do vseh funkcionalnosti in upravljanja uporabnikov znotraj organizacije. Administrator lahko dodeljuje ali odvzema dostop ostalim uporabnikom v okviru istega naročniškega računa.

Uporabniški račun je namenjen izključno individualni uporabi in ga ni dovoljeno deliti z drugimi osebami. V primeru zlorabe dostopnih podatkov lahko Ponudnik onemogoči dostop brez predhodnega opozorila.

Uporabniški račun ostane aktiven do:

preklica s strani administratorja ali uporabnika,
izteka ali odpovedi naročniškega razmerja,
izključitve v skladu s točkami o kršitvah teh pogojev.

7.2 Obveznosti naročnika

Naročnik se zavezuje, da bo Aplikacijo uporabljal zakonito, v skladu z namenom in določili teh Splošnih pogojev, ter da bo zagotovil, da enako ravnajo vsi njegovi uporabniki.

Naročnik je dolžan:

zagotoviti točnost in ažurnost vseh podatkov, ki jih vnese v Aplikacijo,
uporabljati Aplikacijo zgolj za obdelavo lastnih poslovnih dokumentov, razen če ima izrecno dovoljenje Ponudnika,
preprečevati zlorabe Aplikacije s strani svojih zaposlenih, pogodbenih sodelavcev ali tretjih oseb,
skrbno varovati uporabniške podatke za dostop (gesla, varnostne ključe, API tokene ipd.),
redno preverjati izstavljene račune in poravnavati obveznosti v predpisanih rokih,
spoštovati določbe o omejitvi števila dokumentov, uporabnikov ali drugih količinskih parametrov, ki so opredeljeni v izbranem naročniškem paketu.

Naročnik je v celoti odgovoren za vse aktivnosti, ki se izvajajo prek njegovega uporabniškega računa, ne glede na to, kdo jih je izvedel. V primeru zlorabe ali suma zlorabe mora o tem nemudoma obvestiti Ponudnika.

Naročnik se zavezuje, da Aplikacije ne bo uporabljal za:

obdelavo nezakonite, škodljive ali zavajajoče vsebine,
pošiljanje neželene elektronske pošte (spam),
namerno motenje ali onemogočanje delovanja Aplikacije ali sistemov tretjih oseb,
izvajanje obratnega inženiringa, poskusov vdora ali manipulacije z Aplikacijo.

V primeru kršitve zgoraj navedenih obveznosti ima Ponudnik pravico, da začasno ali trajno omeji dostop do Aplikacije, brez obveznosti povračila že plačanih storitev, ter uveljavlja nadomestilo za povzročeno škodo.

7.3 Upravljanje z uporabniki

Naročnik ima v okviru svojega uporabniškega računa možnost dodeliti dostop do Aplikacije dodatnim uporabnikom, katerih obseg pravic je določen glede na vloge, ki jih določi administrator naročniškega računa.

Uporabniki znotraj organizacije so lahko razvrščeni v različne vloge, med drugim:

Administrator – ima popoln nadzor nad računom, vključno z dodajanjem/odstranjevanjem uporabnikov, nastavitvami podjetja, naročniškim paketom in potrjevalnimi potmi;
Potrjevalec – lahko pregleduje in potrjuje prejete račune skladno z določenimi pravicami;
Pregledovalec – ima vpogled v dokumente, vendar nima pravic za potrjevanje ali urejanje;
Zunanji uporabnik (npr. računovodja) – ima omejen dostop do dokumentov, za katere mu je bil eksplicitno dodeljen dostop.

Vsak uporabnik je odgovoren za varovanje svojih dostopnih podatkov in za dejavnosti, ki jih opravi znotraj svojega uporabniškega računa.

Administrator lahko kadar koli ureja pravice obstoječih uporabnikov, deaktivira dostop, določi nove vloge ali povabi nove uporabnike prek e-poštnih vabil.

Uporabniške vloge in dostopi se lahko dodatno omejijo ali razširijo glede na izbrani naročniški paket (npr. največje število aktivnih uporabnikov ali funkcionalna omejitev posameznih vlog).

Ponudnik si pridržuje pravico do vpogleda v nastavitve vlog in uporabnikov, kadar je to potrebno zaradi tehnične podpore, varnostnega incidenta ali utemeljenega suma zlorabe.

7.4 Podpora uporabnikom

Ponudnik zagotavlja osnovno tehnično in vsebinsko podporo uporabnikom Aplikacije, in sicer prek elektronske pošte na naslovu podpora@flowbills.si ter znotraj uporabniškega vmesnika Aplikacije, kjer je na voljo kontaktni obrazec.

Podpora obsega pomoč pri:

uporabi Aplikacije in razumevanju funkcionalnosti,
odpravljanju tehničnih težav in napak,
prijavi morebitnih varnostnih ali vsebinskih nepravilnosti,
osnovnem svetovanju glede integracije z drugimi sistemi (npr. računovodskimi programi, bankami).

Čas odziva na prejeta vprašanja znaša praviloma največ 2 delovna dneva, pri čemer si Ponudnik prizadeva odgovarjati hitreje, še posebej v primeru napak, ki onemogočajo osnovno delovanje Aplikacije.

Naročnikom, ki imajo sklenjen napredni ali individualni naročniški paket (npr. PRO, BUSINESS ali CUSTOM), lahko Ponudnik zagotovi tudi dodatne oblike podpore:

svetovanje preko videoklica,
prednostno obravnavo,
po meri prilagojeno pomoč (po dogovoru).

Podpora je na voljo v delovnem času Ponudnika, praviloma od ponedeljka do petka med 8.00 in 16.00 uro, razen ob praznikih in dela prostih dnevih v Republiki Sloveniji.

Podpora ne vključuje:

izvajanja storitev v imenu Naročnika (npr. ročno nalaganje dokumentov, potrjevanje računov),
pravnega, davčnega ali računovodskega svetovanja,
reševanja težav, ki izvirajo iz neustrezne opreme ali programov na strani Naročnika.

7.5 Povezave s tretjimi sistemi

Aplikacija Flowbills omogoča vzpostavitev povezav z zunanjimi informacijskimi sistemi, kot so računovodski programi, bančne platforme, dokumentni sistemi ter drugi ERP/CRM sistemi, prek standardiziranih ali namensko dogovorjenih API-jev.

Naročnik lahko vzpostavi povezavo z zunanjim sistemom:

samostojno, z uporabo javno dostopne dokumentacije API-ja Flowbills,
ob tehnični pomoči Ponudnika, kadar gre za kompleksnejšo integracijo, v skladu s pogoji naprednega paketa ali posebej dogovorjenim projektom.

Za pravilno delovanje povezav je Naročnik odgovoren za:

posredovanje točnih podatkov,
upravljanje z API ključi in poverilnicami,
skladnost zunanjega sistema s tehničnimi zahtevami in varnostnimi standardi.

V primeru, da povezava s tretjim sistemom ni del osnovne funkcionalnosti izbranega naročniškega paketa, si Ponudnik pridržuje pravico do dodatnega zaračunavanja za vzpostavitev, prilagoditev ali vzdrževanje integracije.

Ponudnik ne prevzema odgovornosti za delovanje ali razpoložljivost zunanjih sistemov, s katerimi je Aplikacija povezana. Morebitne napake na strani teh sistemov ne vplivajo na obveznosti Naročnika do Ponudnika.

Ponudnik si pridržuje pravico do onemogočenja ali prekinitve povezave z zunanjim sistemom, če ugotovi, da ta ogroža varnost, stabilnost ali zakonitost delovanja Aplikacije.

8. Prenehanje razmerja in kršitve

8.1 Odpoved

Naročnik lahko kadarkoli odpove naročniško razmerje z odpovedjo pogodbe, in sicer:
prek funkcionalnosti za preklic naročnine znotraj uporabniškega vmesnika Aplikacije (če je na voljo),
s pisno izjavo, poslano na uradni elektronski naslov Ponudnika,
z obojestransko pisno potrditvijo med Naročnikom in Ponudnikom.

Odpoved začne veljati z dnem prejema pravilno podane odpovedi s strani Ponudnika, razen če je v odpovedi določen kasnejši datum prenehanja. Če ni drugače dogovorjeno, znaša odpovedni rok 30 dni.

Po odpovedi pogodbe:

se onemogoči ustvarjanje novih dokumentov,
ostane dostop do arhiva aktiven še 30 dni, če ni bilo predčasno blokiran zaradi neplačil,
lahko Naročnik zahteva izvoz svojih podatkov (računov, eSlog, zgodovina potrjevanja) v standardni elektronski obliki (npr. ZIP), če to stori v 30 dneh po prenehanju razmerja.

Če odpoved poda Ponudnik, mora Naročnika o tem obvestiti najmanj 30 dni pred želenim datumom prekinitve razmerja, razen v primeru odpovedi zaradi kršitev (glej točko 8.2).

Odpoved pogodbe ne vpliva na:

obveznosti Naročnika za že nastale terjatve ali zaračunane storitve,
določbe o intelektualni lastnini, varstvu osebnih podatkov in poslovnih skrivnostih, ki ostanejo v veljavi tudi po prenehanju pogodbe.

Naročnik lahko po prenehanju pogodbe pisno zahteva izvoz svojih podatkov (računov, dokumentov, eSlog datotek, zgodovine potrjevanja) v standardni elektronski obliki. Tak zahtevek mora biti podan najkasneje v 30 dneh od datuma prekinitve pogodbe, sicer si Ponudnik pridržuje pravico do nepovratnega izbrisa vseh podatkov brez nadaljnjega obvestila.

8.2 Kršitve

V primeru, da Naročnik ali kateri koli od njegovih uporabnikov krši določbe teh Splošnih pogojev, zakonodajo ali ravna na način, ki ogroža varnost, stabilnost ali zakonitost delovanja Aplikacije, ima Ponudnik pravico do ukrepanja brez predhodnega soglasja Naročnika.

Glede na resnost kršitve lahko Ponudnik:

pošlje opozorilo Naročniku z rokom za odpravo kršitve,
začasno omeji dostop do posameznih funkcionalnosti ali celotne Aplikacije,
trajno onemogoči dostop do Aplikacije,
odpove naročniško pogodbo brez odpovednega roka.

Za hujše kršitve se štejejo zlasti:

nepooblaščeno razkritje ali zloraba podatkov drugih uporabnikov ali sistemskih funkcij,
poskusi vdora, obratnega inženiringa ali manipulacije z Aplikacijo,
večkratno neplačevanje ali izogibanje pogodbenim obveznostim,
namerna ali groba malomarnost, ki povzroči škodo Ponudniku ali tretjim osebam.

Ponudnik ni dolžan povrniti že plačanih zneskov v primeru prekinitve naročniškega razmerja zaradi kršitev, za katere je odgovoren Naročnik.

Če kršitev povzroči škodo Ponudniku ali tretji osebi, si Ponudnik pridržuje pravico uveljavljati odškodninski zahtevek ter sodelovati z ustreznimi organi pregona, kadar je to potrebno.

8.3 Politika ob neplačevanju

Če Naročnik ne poravna zapadlih obveznosti v roku, navedenem na računu, se samodejno sproži postopna omejitev dostopa do Aplikacije, ki poteka po naslednjih fazah:

Faza 1: TAKOJŠNJI OPOMIN

Ob neuspeli transakciji ali izteku roka za plačilo se sistem samodejno sproži opozorilo in elektronski opomin na e-poštni naslov Naročnika.

Faza 2: OBVESTILO PO 3 DNEH

Če plačilo še vedno ni izvedeno v roku 3 dni po zapadlosti, se Naročniku pošlje dodatno e-poštno opozorilo in obvestilo znotraj Aplikacije (notifikacija).

Faza 3: OMEJITEV PO 5 DNEH

3 dan po neplačilu se delovanje Aplikacije omeji:

Naročnik ne more več dostopati do arhiva dokumentov, nima vpogleda v nove prejete račune, lahko pa še vedno dostopa do računa za poravnavo obveznosti.

Faza 4: BLOKADA PO 10 DNEH

Če do 10. dneva ne pride do plačila, se popolnoma onemogoči dostop do Aplikacije (vključno z uporabniki).

Sprejem dokumentov (prek API-ja in e-pošte) v ozadju sicer še vedno poteka, vendar Naročnik teh dokumentov ne more pregledovati.

Faza 5: BLOKADA SPREJEMA PO 31 DNEH

Po 31 dneh zamude se popolnoma prekine delovanje sistema:

Dostop do Aplikacije je blokiran,

Sprejem računov in vseh dokumentov se ustavi,

Dostop do arhiva ni več mogoč.

Po tej fazi Naročnik izgubi pravico do uporabe storitev, a ima še vedno možnost, da pisno zahteva prenos arhiva dokumentov v elektronski obliki. Takšen zahtevek mora biti poslan na uradni e-naslov Ponudnika.

Ponudnik si pridržuje pravico, da ob ponavljajočih se neplačilih zahteva predplačilo storitev ali spremembo plačilnih pogojev.

Zamudne obresti, stroški opominjanja in morebitne administrativne stroške obračunava Ponudnik v skladu z veljavno zakonodajo (npr. ZPreZP-1).

9. Omejitev odgovornosti

Ponudnik si prizadeva zagotavljati nemoteno, varno in zanesljivo delovanje Aplikacije Flowbills, vendar ne prevzema odgovornosti za morebitne prekinitve ali motnje, ki so posledica:

višje sile (npr. naravne nesreče, izpadi elektrike, kibernetski napadi, vojne razmere),
težav na strani ponudnikov internetnih ali strežniških storitev,
napak ali neustreznega delovanja programske ali strojne opreme Naročnika,
neustrezne uporabe Aplikacije s strani uporabnikov.

Ponudnik ne odgovarja za:

kakršno koli posredno ali posledično škodo (npr. izgubljen dobiček, prekinitve poslovanja, izgubo podatkov),
napačne vnose uporabnikov ali obdelavo napačnih podatkov,
škodo, ki bi nastala zaradi napačne ali zamujene uporabe Aplikacije v primeru, ko ta ni bila dostopna zaradi razlogov iz točke 9.1.

Skupna pogodbena in odškodninska odgovornost Ponudnika za škodo, ki bi nastala iz ali v povezavi z uporabo Aplikacije, je omejena na znesek naročnin, ki jih je Naročnik plačal v zadnjih 12 mesecih pred nastankom škodnega dogodka.

Ta omejitev odgovornosti ne velja v primeru naklepnega ravnanja ali hude malomarnosti s strani Ponudnika.

Naročnik potrjuje, da je seznanjen z naravo spletne aplikacije kot storitve (SaaS), ki temelji na zunanji infrastrukturi in je izpostavljena standardnim operativnim tveganjem, ter da s sklenitvijo pogodbe sprejema ta tveganja.

10. Poslovna skrivnost

Vse informacije, dokumentacija, tehnične rešitve, programska koda, arhitektura Aplikacije Flowbills, uporabniški vmesniki, ter delovni procesi, ki jih razvija in uporablja Ponudnik, predstavljajo poslovno skrivnost v skladu z veljavno zakonodajo.

Naročnik se zavezuje, da:

teh informacij ne bo razkrival tretjim osebam brez predhodnega pisnega soglasja Ponudnika,
jih bo uporabljal izključno za namen zakonite uporabe Aplikacije v okviru naročniškega razmerja,
bo sprejel razumne ukrepe za varovanje teh informacij pred zlorabo ali nenamernim razkritjem.

Obveznost varovanja poslovne skrivnosti velja tudi po prenehanju naročniškega razmerja, in sicer najmanj 3 leta od prenehanja pogodbe, oziroma toliko časa, dokler informacija objektivno ohranja značaj poslovne skrivnosti.

V primeru kršitve te določbe ima Ponudnik pravico do takojšnje prekinitve pogodbe in uveljavljanja vseh pravnih sredstev, vključno z odškodninskim zahtevkom.

11. Zahtevki tretjih oseb

Naročnik prevzema izključno odgovornost za vse vsebine, ki jih vnaša, nalaga ali kako drugače posreduje v Aplikacijo Flowbills, vključno z dokumenti, računovodskimi podatki, prilogami, oznakami in komentarji.

V primeru, da tretja oseba uveljavlja zahtevek, pritožbo ali pravico v zvezi z vsebino, ki jo je v Aplikacijo vnesel Naročnik (ali katerikoli njegov uporabnik), se Ponudnik razbremeni vsakršne odgovornosti, Naročnik pa se zavezuje:

da bo prevzel celotno obrambo v primeru sodnega postopka ali drugega postopka pred pristojnim organom,
da bo povrnil vso škodo, stroške in izdatke, ki jih utrpi Ponudnik kot posledico takega zahtevka, vključno s stroški pravne pomoči,
da bo na svojo pobudo in stroške reševal morebitne spore neposredno z upravičeno tretjo osebo.

V primeru, da Ponudnik zaradi zahtevka tretje osebe začasno omeji dostop do določenega dokumenta, uporabniškega računa ali funkcionalnosti, to ne šteje za kršitev pogodbenih obveznosti Ponudnika.

Ta določba velja tudi v primeru, če Naročnik uporablja Aplikacijo kot posrednik za druge pravne osebe ali poslovne partnerje, ki preko njegovega sistema obdelujejo lastne podatke.

12. Varstvo intelektualne lastnine

Aplikacija Flowbills, vključno z vsem izvorno napisanim programskim kodnim jedrom, uporabniškim vmesnikom, strukturami baz, oblikovanjem, vsebinami in pripadajočo dokumentacijo, je avtorsko zaščitena stvaritev v lasti podjetja dFlow d.o.o. in kot taka predmet varstva po Zakonu o avtorskih in sorodnih pravicah (ZASP) ter drugih predpisih, ki urejajo intelektualno lastnino.

Z uporabo Aplikacije Naročnik ne pridobi nikakršnih pravic intelektualne lastnine, ampak le omejeno, preklicno, neprenosljivo in neizključno pravico do uporabe, v obsegu, ki je določen z naročniško pogodbo oziroma izbranim paketom.

Strogo je prepovedano:

kopiranje, razmnoževanje ali distribuiranje Aplikacije ali njenih sestavnih delov,
izvajanje obratnega inženiringa, dekompilacije ali poskus razkrivanja izvorne kode,
ustvarjanje izpeljanih del iz Aplikacije,
odstranjevanje ali spreminjanje oznak avtorskih pravic, blagovnih znamk ali drugih identifikacijskih elementov.

Naročnik se zavezuje, da bo spoštoval vse pravice intelektualne lastnine Ponudnika in se vzdržal kakršnegakoli ravnanja, ki bi lahko ogrozilo te pravice ali povzročilo pravno škodo Ponudniku.

V primeru kršitve pravic intelektualne lastnine si Ponudnik pridržuje pravico do takojšnje prekinitve dostopa do Aplikacije ter uveljavljanja vseh civilnih in kazenskih sankcij, vključno z odškodninskim zahtevkom.

13. Varstvo osebnih podatkov

Ponudnik obdeluje osebne podatke uporabnikov Aplikacije skladno z veljavno zakonodajo, predvsem Uredbo (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR) ter Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Osebni podatki, ki jih Ponudnik obdeluje, lahko vključujejo:

kontaktne podatke (ime, priimek, e-naslov, telefonska številka),
podatke o podjetju (naziv, matična številka, davčna številka),
podatke o uporabi Aplikacije (npr. prijave, dejanja, nastavitve),
podatke iz vnesenih dokumentov, če ti vsebujejo osebne podatke (npr. ime osebe, ki izdaja ali prejema račun).

Ponudnik osebne podatke obdeluje za naslednje namene:

zagotavljanje dostopa in delovanja Aplikacije,
izvajanje naročniškega razmerja in obračun storitev,
tehnično podporo in komuniciranje z uporabniki,
zagotavljanje varnosti sistema ter preprečevanje zlorab,
izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Osebni podatki niso posredovani tretjim osebam, razen:

pogodbenim obdelovalcem Ponudnika, ki so zavezani k enaki stopnji varstva,
pristojnim državnim organom na podlagi zakonskih zahtev,
z izrecno privolitvijo posameznika.

Naročnik je v vlogi upravljavca osebnih podatkov, ki jih vnese v Aplikacijo (npr. podatki svojih zaposlenih ali strank), Ponudnik pa nastopa kot pogodbeni obdelovalec. Med strankama velja pogodba o obdelavi osebnih podatkov, ki je priloga teh Splošnih pogojev.

Naročnik se zavezuje, da bo sam poskrbel za skladnost z zakonodajo pri vnosu in obdelavi osebnih podatkov v Aplikaciji (npr. pridobivanje privolitev, pravice posameznikov).

Posamezniki lahko kadarkoli zahtevajo dostop, popravek ali izbris svojih osebnih podatkov, kot tudi uveljavljajo pravico do ugovora ali prenosljivosti, tako da se obrnejo neposredno na Ponudnika preko elektronskega naslova dpo@flowbills.si.

Podrobnejše informacije o obdelavi podatkov so navedene v Politiki zasebnosti, objavljeni na spletni strani Ponudnika.

14. Uporaba spletne strani in platforme

Poleg Aplikacije je Naročniku in drugim obiskovalcem na voljo tudi spletna stran Ponudnika (www.flowbills.si), ki deluje kot informacijska in podporna platforma ter omogoča dostop do uporabniških virov, dokumentacije, paketov, kontaktov in drugih vsebin.

Vsa vsebina na spletni strani, vključno z besedili, grafikami, logotipi, ikonami, dokumentacijo in drugimi elementi, je avtorsko zaščitena last Ponudnika ali njegovih partnerjev. Uporabniki jih smejo uporabljati zgolj za osebne ali interne poslovne namene.

Prepovedano je vsakršno avtomatizirano zbiranje podatkov s spletne strani (t.i. scraping), vstavljanje v tuje aplikacije brez soglasja, ali kakršnakoli manipulacija z vsebinami.

Uporabniki spletne strani se z obiskom in uporabo zavezujejo, da ne bodo:

motili njenega delovanja (npr. z napadalnimi zahtevki, poskusi vdora ipd.),
posegali v integriteto objavljenih vsebin,
pošiljali škodljivih kod ali virusov prek spletnih obrazcev.

Ponudnik si pridržuje pravico do začasne ali trajne spremembe, omejitve ali ukinitve posameznih vsebin na spletni strani brez predhodnega obvestila.

Spletna stran lahko vsebuje povezave na spletne strani tretjih oseb. Ponudnik za njihovo vsebino ali varnost ne prevzema odgovornosti. Naročnik uporablja te povezave na lastno odgovornost.

15. Licenca in omejitve uporabe

Z aktivacijo uporabniškega računa in sprejemom teh Splošnih pogojev pridobi Naročnik od Ponudnika neizključno, neprenosljivo, časovno omejeno pravico do uporabe Aplikacije Flowbills, izključno za lastne poslovne potrebe in v okviru izbranega naročniškega paketa.

Licenca Naročniku dovoljuje uporabo Aplikacije:

za zakonito obdelavo svojih dokumentov, računov, plačil in povezav s poslovnimi sistemi,
v skladu s funkcionalnostmi, ki jih omogoča izbrani paket,
izključno s strani uporabnikov, ki jih je določil Naročnik (registrirani uporabniki).

Naročniku ni dovoljeno:

kopirati, distribuirati ali dajati Aplikacijo v uporabo tretjim osebam brez soglasja Ponudnika,
izvajati obratnega inženiringa, analizirati izvorne kode ali razvijati konkurenčnih rešitev na osnovi Aplikacije,
deliti uporabniških računov med več osebami ali nezakonito dodeljevati dostop,
uporabljati Aplikacijo za zbiranje podatkov, samodejno pridobivanje vsebin (scraping), množično pošiljanje ali druge zlorabe sistema,
uporabljati Aplikacijo za obdelavo dokumentov tretjih oseb, razen če gre za zakonit dogovor z izrecnim soglasjem Ponudnika (npr. računovodski servisi).

Ponudnik si pridržuje pravico do preverjanja načina uporabe, vključno z zaznavanjem neobičajne dejavnosti ali kršitve pogojev. Ob kršitvah lahko takoj omeji ali ukine dostop brez vračila že plačanih sredstev.

Vse pravice, ki niso izrecno dodeljene Naročniku s temi pogoji, ostajajo izključno pravice Ponudnika.

16. Sprejemljiva uporaba

Naročnik se zavezuje, da bo Aplikacijo Flowbills uporabljal zgolj na način, ki je skladen z veljavno zakonodajo, temi Splošnimi pogoji, poslovno etiko ter načeli odgovorne digitalne uporabe.

Ponudnik ima pravico spremljati obseg, frekvenco in način uporabe Aplikacije, vključno z uporabo API vmesnikov, za zagotavljanje stabilnega in varnega delovanja. V primeru zaznave neobičajne ali pretirane obremenitve ima pravico zahtevati tehnične prilagoditve ali omejiti dostop do določenih funkcionalnosti.

Prepovedano je vsakršno ravnanje, ki bi lahko ogrozilo varnost, stabilnost ali delovanje Aplikacije, med drugim:

nepooblaščen dostop do funkcionalnosti, uporabniških računov ali podatkov drugih uporabnikov,
namerna obremenitev sistema z avtomatiziranimi zahtevki, testiranjem ali poskusi vdora,
uporabo storitev za izvajanje ali omogočanje kaznivih dejanj (npr. pranje denarja, ponarejanje računov),
uporabo lažnih, zavajajočih ali nedovoljenih podatkov,
vnos škodljivih programskih kod (npr. virusi, trojanci, skripte).

Aplikacija ne sme biti uporabljena za:

gostovanje ali shranjevanje vsebin, ki kršijo avtorske pravice, osebno dostojanstvo, poslovne skrivnosti ali druge pravice tretjih oseb,
namene, ki niso poslovno povezani z dejavnostjo Naročnika, razen z dovoljenjem Ponudnika,
shranjevanje množičnih osebnih podatkov brez ustrezne podlage po GDPR.

Ponudnik si pridržuje pravico do:

pregleda dejavnosti ob sumu kršitve,
omejitve ali blokade posameznih dejanj, funkcij ali uporabnikov,
obvestila Naročnika o nedovoljeni uporabi in zahteve po takojšnji odpravi ravnanja.

V hujših primerih kršitev (npr. ponavljajoče se zlorabe, kibernetski napadi, namerna škoda) si Ponudnik pridržuje pravico do takojšnje prekinitve naročniškega razmerja, pravnih ukrepov in uveljavljanja odškodnine.

17. Pravice intelektualne lastnine

Vse pravice intelektualne lastnine v zvezi z Aplikacijo Flowbills in povezanimi storitvami (vključno z izvorno in izvedbeno programsko kodo, podatkovno strukturo, uporabniškim vmesnikom, blagovnimi znamkami, imeni paketov, domenami in dokumentacijo) pripadajo izključno podjetju dFlow d.o.o., razen kjer je izrecno navedeno drugače.

Naročnik pridobi le pravico do uporabe storitve pod pogoji, opredeljenimi v teh Splošnih pogojih, kar ne pomeni prenosa ali podelitve kakršnihkoli pravic intelektualne lastnine.

Brez predhodnega pisnega dovoljenja Ponudnika je prepovedano:

kopiranje, javna objava, distribuiranje ali razmnoževanje kateregakoli dela Aplikacije ali njene dokumentacije,
uporaba blagovnih znamk, logotipov ali grafičnih elementov Ponudnika v marketinške ali komercialne namene,
vključevanje Aplikacije v druge storitve ali aplikacije, ki bi ustvarjale vtis, da gre za lasten produkt Naročnika.

V primeru suma kršitve pravic intelektualne lastnine ima Ponudnik pravico:

do nemudne prekinitve dostopa do Aplikacije,
do vložitve zahtevka za sodno prepoved nadaljnje uporabe,
do uveljavljanja povrnitve škode in izgubljenega dobička.

Ta določba velja tudi po prenehanju naročniškega razmerja.

18. Obdelava osebnih podatkov in GDPR

Ponudnik pri izvajanju storitve Aplikacije Flowbills nastopa v vlogi pogodbenega obdelovalca osebnih podatkov, Naročnik pa kot njihov upravljavec, skladno z Uredbo (EU) 2016/679 (GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Naročnik je odgovoren za to, da osebne podatke, ki jih obdeluje znotraj Aplikacije (npr. podatke o svojih zaposlenih, dobaviteljih, strankah), obdeluje na zakonit način, v skladu z načeli GDPR, vključno z načelom minimizacije, točnosti, varnosti in odgovornosti.

Ponudnik obdeluje osebne podatke izključno:

po navodilih Naročnika,
za potrebe delovanja Aplikacije in nudenja podpore,
z uporabo ustreznih organizacijskih in tehničnih ukrepov za varnost in zaupnost.

Med strankama velja pogodba o obdelavi osebnih podatkov, ki je sestavni del teh Splošnih pogojev (Priloga 1). Pogodba natančno določa:

predmet in trajanje obdelave,
vrste osebnih podatkov in kategorije posameznikov,
dolžnosti in pravice pogodbenih strank.

18.1 Ponudnik ne bo osebnih podatkov:

obdeloval za lastne namene,
posredoval tretjim osebam brez podlage,
prenesel v tretje države brez ustreznih zaščitnih mehanizmov.

Ponudnik lahko v obdelavo vključi podizvajalce (npr. ponudnike gostovanja, podpore), vendar le tiste, ki zagotavljajo enako raven varstva osebnih podatkov. Seznam pogodbenih obdelovalcev je na voljo na zahtevo Naročnika.

V primeru kršitev varstva podatkov se Ponudnik obveže nemudoma obvestiti Naročnika, sodelovati pri oceni tveganja in mu pomagati pri morebitni prijavi incidenta nadzornemu organu.

Po zaključku pogodbenega razmerja bo Ponudnik po izbiri Naročnika osebne podatke:

izbrisal ali
vrnil v dogovorjeni obliki in nato trajno izbrisal kopije, razen če zakon določa drugače.

19. Omejitev odgovornosti (nadgradnja)

Ponudnik si prizadeva zagotavljati visoko stopnjo razpoložljivosti, stabilnosti in varnosti Aplikacije, vendar ne more jamčiti neprekinjenega delovanja ali popolne brezhibnosti storitve. Aplikacija je na voljo po principu »kot je« (angl. as is) in »kot je na voljo«.

Ponudnik ni odgovoren za:

izgubo podatkov, če Naročnik ni ustrezno poskrbel za varnostne kopije preko ponujenih funkcij,
neizpolnitev obveznosti zaradi višje sile ali ravnanja tretjih oseb (npr. ponudniki oblačnih storitev, internetni ponudniki),
posredno ali posledično škodo, vključno z izgubljenim dobičkom, motnjami v poslovanju, izgubo ugleda ali poslovnih priložnosti.

V nobenem primeru skupna odgovornost Ponudnika ne presega skupnega zneska, ki ga je Naročnik plačal Ponudniku v zadnjih 12 mesecih pred nastankom škodnega dogodka.

Ponudnik se zavezuje, da bo v primeru večjih motenj delovanja Aplikacije:

o tem nemudoma obvestil Naročnika,
pristopil k odpravi težav v razumnem času,
na pisno zahtevo Naročnika omogočil začasen ali izredni izvoz podatkov (če je tehnično mogoče).

Če Naročnik zazna tehnično težavo, ki povzroča škodo ali izgubo, mora o tem pisno obvestiti Ponudnika v največ 5 delovnih dneh, sicer odgovornost ne velja.

Naročnik je sam odgovoren za redno shranjevanje in varnostno kopiranje podatkov, ki jih obdela ali vnese v Aplikacijo. Ponudnik ne jamči za obnovitev podatkov po izteku pogodbe ali po tehnični napaki, če varnostna kopija ni bila izvedena

Ponudnik ne daje nobenih zavez v zvezi z doseganjem določenih rezultatov, davčnih prihrankov ali računovodskih učinkov z uporabo Aplikacije – Naročnik uporablja storitev na lastno poslovno presojo.

Ponudnik ni odgovoren za napačno tolmačenje ali uporabo funkcionalnosti Aplikacije v računovodske ali pravne namene. Priporočljivo je, da Naročnik takšne odločitve uskladi s svojimi svetovalci.

Ponudnik ne jamči za razpoložljivost ali obnovitev podatkov, če Naročnik ne zahteva izvoza v roku, določenem v točki 8.1. Po izteku tega roka se podatki izbrišejo brez dodatnega obvestila, kar ne pomeni kršitve pogodbenih obveznosti Ponudnika.

Ta omejitev odgovornosti velja, kolikor to dopušča zakonodaja Republike Slovenije, in ne izključuje odgovornosti v primeru naklepa ali hude malomarnosti.

20. Spremembe pogojev

Ponudnik si pridržuje pravico, da kadarkoli spremeni ali dopolni te Splošne pogoje, če to narekujejo zakonodajne spremembe, tehnični razvoj Aplikacije, poslovne potrebe ali varnostni razlogi.

O vsaki bistveni spremembi bo Ponudnik Naročnike obvestil najmanj 15 dni pred uveljavitvijo, in sicer prek:

elektronske pošte, poslane na kontakt Naročnika,
obvestila znotraj uporabniškega vmesnika Aplikacije,
objave na spletni strani flowbills.si.

Če Naročnik v roku 15 dni od objave sprememb ne poda pisnega ugovora, se šteje, da s spremenjenimi pogoji soglaša.

Če se Naročnik z novimi pogoji ne strinja, ima pravico do odpovedi pogodbe brez odpovednega roka z učinkom na dan začetka veljavnosti novih pogojev, če obvestilo o odpovedi poda pred tem datumom.

Spremembe, ki niso bistvene in nimajo neposrednega vpliva na pravice ali obveznosti Naročnika (npr. popravki napak, jezikovni popravki, spremembe kontaktov), se lahko uvedejo brez predhodnega obvestila.

Zadnja različica Splošnih pogojev je vedno dostopna na spletni strani Ponudnika. Z uporabo Aplikacije po datumu uveljavitve sprememb se šteje, da se Naročnik s spremembo strinja.

21. Končne določbe

Ti Splošni pogoji predstavljajo celoten dogovor med Ponudnikom in Naročnikom glede uporabe Aplikacije Flowbills in nadomeščajo vse predhodne dogovore, ponudbe ali komunikacije v zvezi z vsebino, ki jo urejajo ti pogoji.

Če se katerakoli določba teh pogojev izkaže za neveljavno, nezakonito ali neizvršljivo, to ne vpliva na veljavnost preostalih določb, ki ostanejo v polni veljavi. Takšna določba se nadomesti z določbo, ki je pravno dopustna in najbližje izraža gospodarski namen prvotne določbe.

Za razmerja med Ponudnikom in Naročnikom velja pravo Republike Slovenije. Za reševanje sporov, ki izhajajo iz teh pogojev ali so z njimi povezani, je pristojno stvarno pristojno sodišče v Ljubljani, če ni z zakonom določeno drugače.

Komunikacija med strankama poteka praviloma v slovenskem jeziku. Ponudnik si pridržuje pravico, da dokumentacijo ali Aplikacijo ponudi tudi v drugih jezikih, vendar v primeru neskladja prevlada slovenska različica.

Ponudnik lahko prenese svoje pravice in obveznosti iz teh pogojev na povezano podjetje ali pravnega naslednika, pri čemer bo o tem Naročnika pravočasno obvestil.

Naročnik soglaša, da se ti pogoji uporabljajo tudi za nadaljnje posodobitve, razširitve ali fun1kcionalnosti, ki bodo dodane v okviru iste Aplikacije, razen če bo s tem izrecno sklenjena nova pogodba.

Naročnik potrjuje, da je seznanjen, da lahko Aplikacija vključuje varnostne mehanizme za zaznavanje nenavadnih vzorcev uporabe in da se ob utemeljenem sumu zlorabe dostop lahko začasno onemogoči brez predhodnega obvestila.